第一条  学籍档案是指学生自入学之日起，受教育教学过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的文字材料，是学生在校期间的各学期考核成绩、学籍证明、学业情况的重要凭证。

第二条  学籍档案管理是学院教学管理的重要组成部分，要求管理人员以严谨负责的态度及时对学籍档案材料进行收集、整理、归类、登录、存档，并于学生离校后，移交院办档案室，作统一永久存档。

第三条  学籍档案的归档范围是学生在校期间接受教育教学过程中与学籍有关的具有保存价值的文件与材料。

具体内容：

（一）在校期间的相关成绩

1．每学期期末考试、考查的原始成绩；

2．全班每学期的各科成绩（包括实习、实验成绩）；

3．每学期不及格课程的补考成绩；

4．毕业前的补考成绩；

5．未能按时毕业者的毕业后补考成绩；

6．各科技能考核、考证考级成绩。

（二）学籍变异，包括休学、复学、留级、退学、转学等情况的原始记载。

（三）课程（包括体育）免休、免考申请证明、审批材料。

（四）在校期间的奖惩情况的原始文件。

（五）毕业生成绩汇总表。

（六）毕业生花名册及毕业证书号码。

第四条  学籍档案管理总的要求是：遵循文件、材料形成的规律和特点，以班为单位分装，便于查找和管理。

具体要求：

（一）归档的文件、材料的种类、份数以及原始成绩的页数均应齐全完整。

（二）原始成绩要求准确、清晰，如有涂改或不清楚之处，应有任课老师签名。

（三）学籍变异情况的原始记录，应由学生自已填写申请表，并由学生家长及相关部门负责人及院领导签字。

（四）体育课免修的个人申请及相应的医疗权威机构证明。

（五）毕业生成绩汇总表要求电脑打印，并严格进行毕业资格的鉴定。

第五条  档案保管制度

（一）学籍档案是记录和反映学生在校期间情况最全面的资料，是学院对复学、留级、休学、转学等情况的原始记载，也是学院教育、管理发展的重要依据。为此，必须管好、用好学籍档案，使之能及时、准确、系统地提供信息，更好地为全院教育服务。

（二）学籍档案由教务处统一、集中、专人管理。

（三）管理人员在收到档案材料时，必须认真检查，办理好交接手续。

（四）学籍档案存放应放入专柜，排列整齐，便于查找。

（五）学籍档案保管应采取防盗、防火、防光、防潮、防鼠、防虫、防污染等安全措施，同时还应做到无丢失、无差错。

（六）每学期进行学籍档案的检查，发现问题及时采取措施，消除隐患。

（七）毕业班离校后，应及时将学籍档案移交学院档案室永久保存。

第六条  学籍档案利用制度

（一）班主任、教师如要查阅学生学籍档案，应办理登记手续，由教务处长批准，并与学籍管理人员共同查阅，不得外借。

（二）学生一律不得查阅学籍档案。

（三）查阅人员必须遵守学籍档案管理的有关规定，爱护档案、资料，不得在卷宗资料上划圈、划线条、做记号、涂改，更不得抽、拆、损坏。

（四）确有需要借阅学生学籍档案的，需经主管院长批准，方可外借。借出的学籍档案一般应于当天归还，以防损坏、丢失。

（五）在收回学籍档案时，管理人员应检查案卷，当面核对，注销登记。

第七条  学籍档案组织制度

教务处为学籍档案管理的职能机构，配置档案专柜及有关设施，并设一名专职学籍管理人员，各系应设兼职档案员。

（一）专职档案员的岗位职责是：

1．集中统一管理全院学生的学籍档案，开发信息资源，做好服务工作。

2．收集、登录、整理、保管学籍档案的档案材料，做到存放有序，便于查找，为教学、管理提供便利。

3．定期对档案进行检查、鉴定工作，毕业班的学籍档案应及时移交学院档案室，永久保存。

4．努力学习科学文化知识和档案业务知识，不断提高工作效率和工作质量，以确保工作任务的顺利完成。

5．办理好领导交给的其他工作任务。

（二）兼职档案员岗位职责

1．对本系的学籍档案进行管理，做好服务工作。

2．收集、整理、登录、保管学籍档案的档案材料，做到存放有序，便于查找，为教学、管理提供便利。

3．定期对档案进行检查、鉴定工作，发现差错，及时纠正，并及时向教务处报告。

第八条  本制度由教务处负责解释