教学档案管理暂行办法
2010-04-21 12:51

第一章    总  

第一条  为了加强对教学档案资料的管理,充分发挥教学档案资料在教学管理和教学活动中的作用,提高教学档案的质量和管理水平,逐步实现教学档案的规范化管理,特制定本暂行办法。

第二条  教学档案资料是指学校在教学管理、教学活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表及音像材料。

第三条  教学档案资料管理是教学管理的重要组成部分,教学管理部门、实验实训部门和各系(部)均应加强对此项工作的领导,把教学档案资料的管理工作纳入工作计划,明确各级管理人员的责任,确定专人负责教学档案资料的管理工作,配备专职或兼职档案员负责教学档案资料的收集、整理、立卷、归档,按期向学院档案部门移交。

第四条  教学管理部门、实验实训部门和各系(部)档案员接受院办综合档案管理员的指导与督查。

第二章    教学档案资料的归档

第五条  教学档案资料的归档范围:凡是本院在教学工作中形成的各类具有保存和查考价值的文件材料,均应立卷归档。(具体按附件一《教学档案资料归档范围及保管期限》办理)。

第六条    教学档案资料的归档要求:

(一)归档的教学文件材料,必须反映教学管理、教学活动的全过程,保证教学档案资料的完整、准确、系统。

(二)归档的教学档案资料,组卷时必须遵循其自然形成规律,保持资料间的有机联系,文件的正件与附件、印件与定稿、请示和批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件应放在一起,并按正件在前、附件在后;印件在前、定稿在后;批复在前,请示在后的原则排列。

(三)文件按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入复文的年度;跨年度的规划、计划,一般归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般归入会议开幕的年度;法则性文件应归入公布或批准年度。教学综合管理文件按年代归档,完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)的所有材料按毕业年代归档。其他各类材料按学年归档。

(四)卷内材料一律拆除金属物,分别用线装订。对破损的文件资料应进行修补,按顺序编排页号,无论单面或双面,只要有书写文字,均一面编写一个页号,页号编在右上角或左上角。

(五)归档的案卷,部门立卷人员应用碳素墨水认真填写或计算机打印卷内目录和备考表。对文件材料的题名不能随意更改和简化,对虽有题名但不能反映文件内容的应重新拟定;没有责任者或日期的材料要考证清楚,会议记录应填写每次会议的时间和主要内容,以方便日后查找。有关卷内文件材料的情况说明,均应填写在备考表内,若无情况说明,也应将立卷人、检查人的姓名和归档时间填上。

第三章    管理和利用

第七条  教学档案资料按类别,分别由教务处、实验实训中心和各系(部)管理,任何个人不得保存和转让。

第八条  教务处、实验实训中心和各系(部)应及时进行整理、编目、登记上架,以便查阅。

第九条  需移交学院档案室保存的教学档案资料,由教学管理部门、实验实训部门及各系(部)的专、兼职档案员整理立卷后在次学年的11月15日之前向院办档案室办理移交手续。档案移交时编制移交目录,一式两份随案卷一起交院档案办理移交手续。

第十条  建立教学档案鉴定小组,定期对已超过保管期限的档案资料进行鉴定,对确无保存价值的档案进行登记造册,经有关领导批准后再行销毁。

第十一条  教学档案资料的调阅,必须说明利用的目的和范围,办理借阅手续,经教务处长同意后调阅。

第十二条  本暂行办法自发布之日起执行,由教务处负责解释。

附  件:  

教学档案资料归档范围及保管期限

一、教务处

序号 类目名称 保管期限
1 上级关于教学工作、学籍管理、学位、专业设置、实验室建设等文件、规定、通知 长期
2 各专业实施性教学计划和有关教学的管理制度 永久
3 本院关于教育教学改革、培养目标、培养规格、学制等报告、批复、规定、办法 永久
4 本院教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 长期
5 本院教学工作计划、总结、报告、批复 长期
6 本院教学工作会议报告、文件、记录 长期
7 教学工作大事记、简况、各种统计材料 长期
8 本院关于专业、实验实训室论证、评估、申报、审批材料 永久
9 专业实验、实训室建设计划、简报、统计、总结材料 长期
10 毕业生历年成绩、学期成绩汇总表、毕业生登记表 长期
11 大学英语等级考试、计算机等级考试、考生名册,各类竞赛成绩 长期
12 在校生名册 长期
13 学生学籍变更材料(升级、留级、休学、转学、退学、复学等报告、批复) 长期
14 各专业建设、课程建设材料、各课程教学大纲 永久
15 院历、课程表、教学进程表 长期
16 各科各专业的考试试卷、标准答案、考试安排表 长期
17 发放毕业证书名单、补发毕业证书名单 永久
18 公开出版教材、公开发表论文、本院自编教材、教学参加资料、实验指导书、实习指导书和习题集 长期
19 各专业使用教材目录 长期
20 教师任课安排、典型讲义、教案 长期
21 调(代)课记录 长期
22 考场记录、巡考记录、及违纪情况 长期
23 教学动态月报表 长期
24 授课计划、日常教学检查记录 短期
25 系(部)考核材料、教师考核材料 永久
26 教师课堂教学测评原始材料 长期
27 教师课堂教学测评汇总、教学检查情况分析 长期
28 资产帐簿 永久
29 选修课程汇总材料 短期
30 考试课程试卷、学生成绩分析(学生毕业后三年) 短期
31 其他  

二、系(部)

序号 类目名称 保管期限
1 上级教育主管部门及学院下达的文件及有关规定 长期
2 教学基本建设的各种规划和计划 长期
3 系、部制定的各项规章制度 长期
4 自编教材、实验指导书、习题集、试题库等 长期
5 系、部工作计划、总结、请示、报告、批复 长期
6 系、部会议记录、教研室主任会议记录 长期
7 系、部工作大事记、简况 长期
8 系、部教师工作量、教师考核、听课记录等材料 长期
9 教学实习、毕业实习计划、总结及有关材料 短期
10 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 短期
11 课程设计、毕业设计(论文)有关材料 长期
12 优秀毕业设计(论文) 长期
13 本系学生考查课程试卷(学生毕业后三年) 短期
14 学生成绩、学籍变更记录、毕业资格初审 永久
15 教师考核材料、教师业务档案 永久
16 学生座谈会记录、任课教师碰头会记录 短期
17 教师教学情况自查表、教学进度、作业计划检查记录 短期
18 教师课堂教学测评汇总、教学检查情况分析、学生座谈会记录整理分析 长期
19 学生实践课、技能考成绩及统计 长期